Excel में Paste Special का उपयोग कैसे करें?

Data को Copy और Paste करना Excel में सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली क्रियाओं में से एक है। जब आप Excel में Cell को Copy करते हैं और इसे कहीं और Paste करते हैं तो यह न केवल Cell के Content को Copy करता है बल्कि Background Colour, Font Colour, Formula, Border जैसे Formatting को भी Copy करता है।

लेकिन यदि आप केवल Cell Content को Copy करना चाहते हैं न कि Formatting, या Formula को तब आप एक साधारण Copy-Paste के साथ ऐसा नहीं कर सकते हैं इसके लिए आपको Excel में Paste Special का उपयोग करना होगा।

Excel में Paste Special का उपयोग कैसे करें?

सबसे पहले आप उन Cells को कॉपी करें, जिन्हें आप Paste Special करना चाहते हैं। नीचे Excel में Paste Special के उपयोग के कुछ तरीके हैं, आप इनमें से किसी एक तरीके का उपयोग कर सकते हैं:

Paste Special Keyboard Shortcut – Ctrl + Alt + V या Alt + H + V + S

या

• Home ⇒ Clipboard ⇒ Paste ⇒ Paste Special ( इससे Excel Paste Special Dialog Box खुलेगा )

या

• उस Cell में Right Click करें जहाँ आप Paste करना चाहते हैं, और फिर Excel Paste Special का चयन करें।

इन सभी विकल्पों से Excel Paste Special Dialog Box खुलेगा, जैसा की नीचे दिखाया गया है:

Paste Special में Paste Options

Excel के Paste Options आपको चयनात्मक रूप से Paste करने में सक्षम बनाते हैं। उदाहरण के लिए, इन Excel के Paste Options कि सहायता से आप केवल Formulas, Values, Formats, Comments आदि को Paste कर सकते हैं। Excel Paste Special में उपलब्ध Excel के Paste Options कि सूचि नीचे दी हुई है, जिसे आप अपनी जरूरत के अनुसार उपयोग में ला सकते हैं। 

Paste Options	काम
All	Copy किए गए Data के सभी Cell Contents और Formatting को Paste करेगा ।
Formulas	Copy किए गए Data के सभी Cell Contents से केवल Formulas को Paste करेगा।
Values	Copy किए गए Data के सभी Cell Contents से केवल Values को Paste करेगा।
Formats	Copy किए गए Data के सभी Cell Contents से केवल Cell Formatting को Paste करेगा।
Comments	Copy किए गए Data के सभी Cell Contents से केवल Comments को Paste करेगा।
Validation	Copy किए गए Data के सभी Cell Contents से केवल Validation Rules को Paste करेगा।
All using Source theme	Copy किए गए Data के सभी Cell Contents को उस Document के Themes Formatting के साथ Paste करेगा।
All except borders	Copy किए गए Data के सभी Cell Contents को बिना Border के साथ Paste करेगा।
Column widths	एक Copy किए गए Column या Column Ranges के Width को दूसरे Column या Column Ranges में Paste करेगा।
Formulas and number formats	Copy किए गए Data के सभी Cell Contents से केवल Formulas और Number Formats को Paste करेगा।
Values and number formats	Copy किए गए Data के सभी Cell Contents से केवल Values और Number Formats को Paste करेगा।
All merging conditional formats	Copy किए गए Data के सभी Cell Contents से केवल Contents और Conditional Formatting Option को Paste करेगा।

इनका उपयोग करने के लिए, बस Cells को Copy करें, उस Cell पर जाएं जहां आप इसे Paste करना चाहते हैं, Excel Paste Special Dialog Box खोलें, और वांछित विकल्प चुनें।

Excel में Values Paste कैसे करें?

मान लीजिए कि आपके पास एक Dataset है जहां आपने Font और Font Colour का उपयोग करके अपने Data को Format किया है। यदि आप केवल Values को Copy करना चाहते हैं, तो इसके लिए सबसे पहले आप Data को Copy करें, गंतव्य Cell पर जाएँ जहाँ आप Data Paste करना चाहते हैं, Excel Paste Special Dialog Box खोलें और Values विकल्प चुनें। यह केवल Values को Copy करेगा न कि Formatting या Formula को। नीचे Paste Values Keyboard Shortcut दिया हुआ है, इस Keyboard Shortcut के उपयोग से पहले आपको अपने Data को Copy करना होगा।

Paste Values Keyboard Shortcut - Ctrl + Alt + V + V या Alt + H + V + S + V

Paste Special में Operation Options

Excel के Operation Options में आप Copy किए गए Data पर गणितीय Operations( जोड़, घटाव, गुणा और भाग) को निर्दिष्ट कर सकते हैं।

उदहारण के लिए Excel के Operation Options में आप Multiply गणितीय Operation का उपयोग कैसे करेंगे, सबसे पहले आप “B2:B6” Cell Range में Data Enter करें उसके बाद आप "D2" Cell में कोई एक संख्या Enter करें जिससे आपको “B2:B6” Cell Range में दिए गए Data से Multiply या गुणा करना है, “D2” Cell को Copy करें। “B2:B6” Cell Range को Select करें। उसके बाद आप Excel Paste Special Dialog Box खोलें और Multiply Option का चयन करें, और अंत में OK बटन पर Click करें।

यदि “D2” Cell में उपलब्ध Value का कोई उपयोग न हो तो आप उसे Delete भी कर सकतें हैं। “B2:B6” Cell Range में पहले से उपलब्ध संख्या के स्थान पर Result दिखेगा। यह पुराने नंबरों को नए नंबरों से बदल देगा।

Excel Paste Special Dialog Box में दो और विकल्प दिया हुआ है पहला Skip blanks और दूसरा Transpose, अब हम इन दोनों Options के बारे में जानतें हैं।

सबसे पहले हम Skip blanks को समझते हैं, यह Data के सभी Cell Contents से केवल Blanks स्थान को छोड़ कर बांकी Contents को Copy और Paste करेगा । 

अब हम Transpose Option को समझते हैं, यह Option दिए गए Data को Transpose करता है उदहारण के लिए अगर आप Column “A” में Data Enter करते हैं और उस Data को Row में डालना चाहते हैं( Heading के रूप में या किसी अन्य रूप में ) तो आप Transpose Option का उपयोग कर सकतें हैं।

सबसे पहले आप “B2:B6” Cell Range को Copy करें, जिन्हें आप Transpose करना चाहते हैं। उसके बाद “D2” Cell को Select करें (जहां आप इसे Paste करना चाहते हैं), फिर Excel Paste Special Dialog Box खोलें और Transpose Option चुनें, और अंत में OK बटन पर Click करें।

आपका Result कुछ इस प्रकार दिखेगा।

  

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